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Tamara Peiter

Tamara Peiter

Wie wir unsere Agentur mit dem Workmanagement-Tool awork organisieren

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Organisation ist als Agenturinhaberin die halbe Miete – und genauso auch ein gutes Workmanagement Tool. Es gibt inzwischen unzählige Tools auf dem Markt und jedes schreit natürlich, dass es das Beste von allen ist. Ich habe in den vergangenen Wochen das smarte Workmanagement-Tool awork getestet und möchte es im Folgenden vorstellen.

Ich habe bisher immer alles in verschiedenen Tools gespeichert und gemanagt – hier der Workflow für den Kunden, dort die To-do’s für meine Social-Media-Profile und noch einmal in einem anderen Tool die interne Arbeitszeit.

Du kannst dir vorstellen: Das war einfach nur anstrengend und nicht gerade produktiv. Ich habe es auch selbst gemerkt: Obwohl ich ja all diese verschiedenen Tools hatte und alles plante, war ich gestresst und fühlte mich schlecht organisiert. Das lag an nichts anderem, als dass es zu viele Tools auf einmal waren. Die Ideallösung wäre für mich also ein Projektmanagement-Tool, das ein Rundum-sorglos-Paket ist. Gibt’s so etwas überhaupt? 

Zum gleichen Zeitpunkt kam bei mir das Tool awork auf den Radar. Beim näheren Betrachten war mir schnell klar, das passt. Mir gefiel das frische Design und die vielen verschiedenen Funktionen an einer zentralen Stelle. Aber überzeuge dich selbst!

Die Funktionen von awork im Überblick 

Bisher hatte ich wirklich für jeden Aufgabenbereich ein anderes Tool: Meine Kunden habe ich mit Trello organisiert, meine To-do’s lagen durcheinander in mehreren Notizen auf dem iPhone, meine Workflows hatte ich in Asana und die Arbeitszeit wurde eher unregelmäßig mit Hours erfasst. Sind wir ganz ehrlich: So kann man einfach nicht auf Dauer arbeiten. 

Eine Lösung für die vielen verschiedenen Bereiche war also genau das Richtige. Das ist das Schöne an awork. Es werden mehrere Funktionen in einem einzigen Tool vereint, und zwar die folgenden:

  • Projektmanagement in Listen- oder Kanban-Ansicht (Ich liebe Kanban-Boards!)
  • integrierte Zeiterfassung 
  • Zusammenarbeit und Kommunikation im Team
  • modernes Design und eine intuitive Benutzeroberfläche

Alle Dinge, die ich bisher also in meinem Tool-Chaos organisierte, sind jetzt bei awork hinterlegt und ich muss nicht mehr mehrere Tabs oder Smartphone-Apps gleichzeitig geöffnet haben. 

Wie ich Kundenprojekte mit awork organisiere 

Einen Überblick über meine Kundenprojekte zu haben, ist mir besonders wichtig. Bevor ich ein neues Kundenprojekt beginne, erstelle ich erst einmal ein neues Projekt bei awork und lege alle einzelnen Aufgaben fest. Mit awork kann ich diese direkt in unterschiedliche vorgegebene Tätigkeitsbereiche unterteilen (z.B. Kreation, Konzeption etc.) und lege meinen geplanten Zeitaufwand fest. Das hilft mir, zu sehen, wie lange ich für eine Aufgabe brauche und wo ich mich auch vielleicht einmal verschätzt habe. awork unterstützt mich ganz nebenbei noch bei der Optimierung meines Workmanagements. 

Ich erstelle mir also einen Arbeitsablauf und unterteile die Aufgaben durch gesetzte Deadlines in unterschiedlich hohe Prioritäten auf. 

Damit dann alles an einem Ort ist, lade ich wichtige Dokumente und Dateien direkt zu den jeweiligen Aufgaben hoch. So haben mein Team und ich einen Überblick, welche Unterlagen für welche Aufgabe benötigt werden. Weiterführende Links werden ebenfalls in die Aufgabenbeschreibung gepackt.

Genauso organisiere ich das komplette Onboarding ab sofort über awork: Durch vorgefertigte Aufgaben wie „Vertragsunterzeichnung“ und „Zugangsdaten“ kann ich bei jedem Kunden bequem abhaken, was ich bis zum Start des Projekts noch brauche. 

Workflows erstellen – intern & extern 

Workflows für verschiedene Bereiche im Unternehmen sind absolute Zeitsparer, aber bei vielen verschiedenen Projekten und Kunden kann es schnell chaotisch werden. Das plötzliche Gefühl, dass ich irgendetwas vergessen habe, begleitet mich oft mit ins Bett, deshalb ist ein übersichtliches Design ausschlaggebend bei der Wahl meines Workmanagement-Tools.

Wie du hier sehen kannst, habe ich verschiedene Projekte bei awork angelegt und bekomme auf der Startseite direkt die dringendsten Aufgaben von allen Boards angezeigt. Durch die Möglichkeit Deadlines zu setzen, behalte ich den Überblick und habe meine virtuelle To-do-Liste. 

Die E-Mail-Benachrichtigungsfunktion hilft mir außerdem, täglich den Überblick über anfallende Aufgaben zu behalten. Auch wenn ich mal nicht bei awork reinschaue, weiß ich, was an diesem Tag Priorität hat und erledigt werden muss. 

Und wenn mein Team etwas zu einem Board hinzufügt, bekomme ich auch direkt eine E-Mail-Benachrichtigung – so gehen keine Aufgaben mehr unter. Selbstverständlich lassen sich diese in den Einstellungen jederzeit ändern.

Kommunikation mit dem Hashtags & Lemons Team  

Wenn ich mit meinem Team an Projekten arbeite, möchte ich es so effizient wie möglich haben. Mit awork habe ich den genauen Überblick, wer für welche Aufgaben verantwortlich ist, wie lange er dafür braucht und wann derjenige damit fertig ist. Genauso sehe ich, ob noch irgendwo Feedback von mir benötigt ist. 

Was für mich der ausschlaggebende Punkt war, um awork ab sofort zu nutzen, ist die Zeiterfassung. Ich habe davor immer ein zusätzliches Tool benötigt. Bei awork habe ich direkt die Möglichkeit, meine Arbeitszeit zu tracken und auch die meines Teams.

Auch mit meiner virtuellen Assistentin kommuniziere ich inzwischen über awork, weil es uns die Zusammenarbeit erleichtert und wir so beide produktiver sind. Ich kann ihr ganz einfach die anfallenden Aufgaben zuordnen und erhalte eine Benachrichtigung, wenn sie die Aufgabe erledigt hat oder sie noch zusätzliche Informationen von mir benötigt. Davor haben wir mehrere E-Mails ausgetauscht, das Organisieren über awork spart uns da eine Menge Zeit. 

Eine App zu awork wird es übrigens ab Anfang Juli 2019 geben. Dann kann ich mein Projektmanagement auch vom Smartphone aus führen. Aber aktuell reicht mir auch voll und ganz die Desktopversion. 

Den aktuellen Stand zur App kannst du auf einer eigens dafür angelegten Roadmap (Link: https://www.awork.io/roadmap/) nachlesen.

Modern & clean – das Design 

Für Designjunkies wie mich ist eine schöne Bedienoberfläche ein ausschlaggebender Punkt, um ein Tool zu verwenden. awork vereint verspielte Designelemente mit klaren Strukturen. awork ist smart und clean im Design, perfekt für ein Workmanagement-Tool. Es ist deshalb auch sehr leicht zu bedienen und unterschiedliche Aufgaben und Projekte werden durch verschiedene Farben eindeutig aufgeteilt. 

Eine neue Aufgabe zu erstellen, geht außerdem ganz leicht: 

Einfach das jeweilige Projekt suchen, auf „Aufgaben“ klicken und mit dem grünen Plus eine neue Aufgabe hinzufügen. Du kannst deine Aufgaben mit weiteren Infos versorgen, Teammitglieder und Unteraufgaben hinzufügen, eine Deadline setzen, den geplanten Zeitaufwand, Anhänge hochladen und vieles mehr. 

Per Drag & Drop können die Aufgaben in unterschiedliche Fortschrittsstadien verschoben werden und dank E-Mail-Benachrichtigung behältst du immer den Überblick, wenn ein Teammitglied eine Aufgabe erledigt hat. 

Bis zu 3 Projekte und 10 Teammitglieder kostenlos – dauerhaft

Ich denke, du kennst das bestimmt so gut wie ich: Manchmal will man einfach Geld sparen. Und das fängt oft bei der richtigen Software für das eigene Business an (auch wenn man da nicht immer sparen sollte). Wenn jetzt aber wirklich das Geld knapp ist und du trotzdem deine Workflows organisieren willst und ein übersichtliches und modernes Tool dafür suchst, ist das nicht so einfach. 

Bei vielen Projektmanagement Tools musst du nämlich direkt monatlich oder für sogenannte Power-Ups bezahlen. Das ist gerade als Start-up oder wenn du mit deiner Selbstständigkeit startest Geld, das du anders gebrauchen könntest oder schlichtweg nicht hast. Gerade wenn mehr Projekte benötigt werden oder spezielle Extras dazu gebucht werden müssen, kann sich da schnell eine kleine Summe zusammentragen. 

Umso erstaunter war ich, als ich erfuhr, dass awork dauerhaft kostenlos ist – für 3 Projekte und bis zu 10 Teammitglieder. 

Das reicht für den Anfang vollkommen aus, um Ordnung in das eigene Business und die ersten Kundenaufträge zu bekommen. Und auch die Premiumversion bricht kein Budget: Ab 10€ pro Nutzer/Monat bist du schon dabei  – ohne irgendwelche versteckten Zusatzkosten.

Weitere Informationen zu den Preisen findest du in der Preisübersicht.

Für wen eignet sich awork?

Kurz gesagt: FÜR JEDEN – der mehr Ordnung, einen besseren Workflow, mehr Produktivität in seinem Arbeitsalltag begrüßen will und eine bezahlbare Lösung sucht. Jedes Business und jeder Solopreneur sollte nach einer gewissen Zeit und vor allem spätestens dann, wenn es in die Vollzeit-Selbstständigkeit geht, klare Strukturen einführen und einfache Workflows an einem Ort sammeln. Mit awork ist ein solides Workmanagement Tool erstellt worden, das genau die Anforderungen erfüllt, die Selbstständige haben. 

Man hat tagtäglich sowieso schon genug um die Ohren. Warum sich also mit mehreren Tools rumärgern und mehrere Tabs geöffnet haben, wenn es auch so einfach geht? 

Du kannst awork in Verbindung mit vielen weiteren Tools nutzen, die du bereits verwendest (z.B.  Slack, Google Kalender). Du willst mehr wissen? Dann schaue auf die awork-Seite zu den Integrationsmöglichkeiten (https://www.awork.io/integrationen/)

Du willst auch awork-Nutzer werden? 

HIER geht’s zum Tool

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